Ratgeber
Erinnerungen gegen Nichterscheinen
Zwischen Anmeldung und Termin liegen oft Wochen. Eine Erinnerung holt die Zusage zurück ins Gedächtnis.
Ausgangslage
Nicht jede Anmeldung führt zu einem Besuch. Zwischen Anmeldung und Termin liegt Zeit, in der eine Zusage in Vergessenheit gerät und andere Pläne dazwischenkommen.
Wer rechtzeitig erinnert und eine Rückmeldung einholt, plant mit belastbaren Zahlen und hält Plätze für Nachrücker frei. So sinkt die Zahl der Gäste, die am Ende ohne Absage fehlen.
Erinnerungen ersetzen keine Planung, aber sie bringen die Zusage zurück ins Bewusstsein. Wer zusätzlich eine Frist setzt, weiß vor dem Termin, mit wie vielen Gästen er rechnen kann, und muss am Tag selbst nicht improvisieren.
Vorgehen in nummerierten Schritten
Frist für die Rückmeldung setzen
Legen Sie fest, bis wann Gäste ihre Teilnahme bestätigen sollen. Eine klare Frist macht aus vagen Anmeldungen belastbare Zahlen. Wer keine Frist setzt, fragt sich am Ende, mit welcher Zahl er rechnen soll.
Erinnerung vor dem Termin
Rechtzeitig vor dem Termin erinnert Eventwerk die Gäste an Datum und Uhrzeit. Die Erinnerung geht an alle Angemeldeten oder an eine gefilterte Gruppe. Wichtig ist der richtige Zeitpunkt, nicht die Menge der Nachrichten.
Rückfrage zur Teilnahme
Mit der Erinnerung geht eine kurze Frage, die die Zusage einholt. So wissen Sie vorab, wer wirklich kommt, und müssen am Tag nicht neu zählen.
Nachrücken anschließen
Sagt ein Gast ab, rückt über die Warteliste der nächste nach. Der frei gewordene Platz bleibt damit nicht leer. Auch kurz vor dem Termin findet sich so noch ein Ersatz.
Ergebnis messen
Prüfen Sie nach dem Termin die Check-in-Quote und vergleichen Sie sie mit der Zahl der Anmeldungen, um das Vorgehen für den nächsten Termin anzupassen.
Zweite Erinnerung einplanen
Kurz vor dem Termin hilft eine weitere kurze Erinnerung an Ort und Uhrzeit, gerade bei Gästen, die weit anreisen und ihren Weg planen müssen.
Typische Fehler
Keine Erinnerung
Wer sich nur auf die erste Bestätigung verlässt, zählt zu viele Gäste und plant mit falschen Zahlen.
Erinnerung zu früh
Zu weit vor dem Termin wird die Nachricht wieder vergessen und wirkt nicht bis zum Tag selbst.
Keine Rückfrage
Ohne Frage bleibt offen, wer wirklich kommt, und die Vorbereitung bleibt unsicher. So plant man entweder zu wenig oder zu viel ein.
Kein Nachrücken
Ohne Warteliste bleiben Plätze nach Absagen leer, obwohl noch Interesse vorhanden war.
Zu viele Erinnerungen
Wer mehrmals täglich schreibt, wird als Spam gelesen und die eine wichtige Nachricht verliert ihre Wirkung.
Was Eventwerk dabei übernimmt
Eventwerk sendet Erinnerungen vor dem Termin und holt mit der Rückfrage zur Teilnahme eine Zusage ein. Die Frist für die Rückmeldung legen Sie fest.
Absagen geben den Platz an die Warteliste weiter, die nachrücken lässt. Nach dem Termin zeigt die Auswertung die Check-in-Quote, sodass Sie das Vorgehen vergleichen und verbessern können.
Die Erinnerung geht an alle Angemeldeten oder nur an eine gefilterte Gruppe, etwa nur an die noch unbestätigten Anmeldungen. So bleibt der Aufwand klein und die Botschaft klar, ohne dass Gäste mehrfach dieselbe Nachricht bekommen.
- Erinnerungen vor dem Termin
- Frist für die Rückmeldung
- Rückfrage zur Teilnahme
- Warteliste mit Nachrücken
- Check-in-Quote in der Auswertung
Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich an Ihre Datenschutzbeauftragte oder an Ihre Rechtsberatung.
Passende Funktionen
Setzen Sie das Gelesene an einem eigenen Termin um.
Legen Sie einen Termin an, öffnen Sie die Eventseite und prüfen Sie Gästeliste, Check-in und Erinnerungen mit einer kleinen Runde.