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Beispiele

Drei Veranstaltungen, von der Anmeldung bis zum Check-in.

Fachtagung, Workshop, Community-Abend: Die folgenden Abläufe sind durchgespielt und zeigen, welche Einstellungen Sie brauchen und was am Ende in der Auswertung steht.

Event anlegenFachtagung ansehen

Durchgespielte Beispiele, keine Kundenreferenzen

Alle drei Abläufe sind von uns durchgespielt, um die Funktionen zu zeigen. Es sind keine echten Veranstaltungen, es sprechen keine Kunden, und es werden keine Firmennamen genannt. Die Zahlen sind Beispielwerte.
Beispiel 1Plätze: 240 Plätze

Fachtagung mit 240 Plätzen

Ein Fachverband richtet seine Jahrestagung aus. Die Plätze sind begrenzt, ein Teil der Anmeldungen kommt von Partnerorganisationen, und am Eingang stehen zwei Tische.

Ablauf

  1. Anmeldung mit Genehmigung
  2. Bestätigung und Ticket
  3. Erinnerung vor der Veranstaltung
  4. Check-in am Eingang
  5. Auswertung der Quellen
Gästeliste in Eventwerk mit bestätigten Gästen, Status und Filter nach Ticketart
Die Gästeliste zeigt Status, Ticketart und Check-in in einer Tabelle, filterbar nach Quelle und Bestätigung.

Ausgangslage

  • 240 Plätze, mehr Anfragen als Plätze.
  • Anmeldungen kommen über die eigene Website, den Newsletter und zwei Partnerorganisationen.
  • Der Vorstand muss jede Anmeldung freigeben, weil Mitglieder Vorrang haben.
  • Am Eingang wird mit zwei Telefonen eingecheckt, ohne stabiles WLAN.

Was Sie einrichten

  1. Anmeldung mit Genehmigung: Jede Anmeldung landet zuerst auf „Wartet auf Freigabe“ und wird im Dashboard bestätigt oder abgelehnt.
  2. Warteliste: Nach 240 Bestätigungen rücken Nachrücker automatisch nach, sobald jemand absagt.
  3. Einladungen: Ein Einladungslink je Partnerorganisation, damit später sichtbar ist, woher die Gäste kommen.
  4. Check-in über QR-Code am Ticket, zusätzlich Suche nach Name für Gäste ohne Ticket auf dem Telefon.
  5. Rolle Check-in für die beiden Helfer am Empfang, ohne Zugriff auf Gästedaten oder Einstellungen.

Was der Gast erlebt

  1. Der Gast öffnet den Anmeldelink, trägt Name, Organisation und Ticketart ein und liest, dass die Anmeldung geprüft wird.
  2. Nach der Freigabe kommt die Bestätigung mit Ticket und QR-Code per E-Mail.
  3. Eine Woche vorher erinnert eine E-Mail an Anreise, Programm und die Möglichkeit, den Platz abzugeben.
  4. Am Eingang wird der QR-Code gescannt, der Name erscheint mit grünem Haken auf der Liste.

Was am Ende an Zahlen steht

262

Anmeldungen insgesamt

240

bestätigte Plätze

18

auf der Warteliste

231

am Eingang eingecheckt

Die Auswertung der Quellen zeigt, welcher Einladungslink wie viele bestätigte Anmeldungen gebracht hat: Newsletter 38 Prozent, Website 27 Prozent, Partner A 14 Prozent, Partner B 12 Prozent, direkte Einladungen 9 Prozent.

Beispiel 2Plätze: 30 Plätze

Workshop mit 30 Plätzen

Ein Bildungsträger gibt einen ganztägigen Workshop. Die Plätze sind knapp, die Teilnehmenden sollen vorab zwei Fragen beantworten, und der Raum hat keinen verlässlichen Empfang.

Ablauf

  1. Anmeldung mit Fragen
  2. Bestätigung mit Kalendereintrag
  3. Erinnerung 48 Stunden vorher
  4. Offline-Check-in im Seminarraum
  5. Antworten auswerten
Öffentliche Anmeldeseite eines Workshops auf dem Telefon, mit Fragen im Anmeldeformular
Die öffentliche Anmeldeseite auf dem Telefon: kurze Beschreibung, freie Plätze und die Fragen direkt im Formular.

Ausgangslage

  • 30 Plätze, Anmeldung über einen Link in einem Verteiler.
  • Zwei Pflichtfragen: Vorkenntnisse und Ernährungswunsch.
  • Absagen kommen erfahrungsgemäß kurz vor dem Termin.
  • Im Seminarraum gibt es kein brauchbares WLAN.

Was Sie einrichten

  1. Anmeldung mit zwei Pflichtfragen und einer optionalen Freitextfrage.
  2. Bestätigung sofort nach dem Absenden, mit Kalendereintrag und der Bitte, bei Verhinderung abzusagen.
  3. Erinnerung 48 Stunden vorher und eine kurze Nachricht am Morgen des Workshops.
  4. Offline-Check-in: Die Gästeliste wird vorher auf dem Telefon geöffnet und funktioniert ohne Verbindung weiter.
  5. Zwei Plätze sind für Nachrücker reserviert, die bei Absagen automatisch eine Nachricht bekommen.

Was der Gast erlebt

  1. Der Gast öffnet den Link, sieht die freien Plätze und beantwortet die beiden Fragen in unter einer Minute.
  2. Die Bestätigung kommt sofort, mit Datum, Ort und dem Hinweis, dass die Anmeldung übertragbar ist.
  3. 48 Stunden vorher kommt die Erinnerung mit Anfahrt und der Frage nach dem Ernährungswunsch.
  4. Im Raum wird der Name auf der Liste gesucht und abgehakt, ohne Netz.

Was am Ende an Zahlen steht

34

Anmeldungen

30

Plätze vergeben

4

auf der Warteliste

28

anwesend

Die Antworten auf die Fragen stehen gesammelt in der Auswertung: 12 Teilnehmende ohne Vorkenntnisse, 18 mit Vorkenntnissen, 5 vegetarisch. Das reicht für die Aufteilung in zwei Gruppen und die Bestellung des Mittagessens.

Beispiel 3Plätze: offene Anmeldung

Community-Abend ohne Programm

Eine Nachbarschaftsinitiative lädt einmal im Monat in einen Saal. Es gibt kein festes Programm, die Anmeldung ist offen, und die Helfer stehen mit einem Telefon an der Tür.

Ablauf

  1. Offene Anmeldung
  2. Kurze Erinnerung am Nachmittag
  3. Check-in per QR am Eingang
  4. Nachbefragung am nächsten Tag
  5. Auswertung der Erstbesuche
Dashboard in Eventwerk auf dem Telefon mit anstehendem Event und Check-in
Das Dashboard auf dem Telefon: der nächste Termin, die Zahl der Anmeldungen und der Check-in mit einem Griff.

Ausgangslage

  • Kein Limit, die Anmeldung soll so niedrigschwellig wie möglich sein.
  • Die meisten Gäste entscheiden sich am Tag selbst.
  • Ein Telefon an der Tür, oft wechselnde Helfer.
  • Nach dem Abend soll sichtbar sein, wie viele kamen und wie viele nur zugesagt hatten.

Was Sie einrichten

  1. Offene Anmeldung ohne Genehmigung, mit Name und einer optionalen E-Mail-Adresse.
  2. Eine kurze Erinnerung am Nachmittag des Termins, ohne Anmeldung zum Newsletter.
  3. Check-in per QR am Eingang, zusätzlich eine Namenssuche für Gäste ohne Ticket.
  4. Rolle Check-in für wechselnde Helfer, in zwei Minuten eingerichtet.
  5. Zwei Fragen nach dem Abend: Wie hat es Ihnen gefallen, und möchten Sie den nächsten Termin erfahren.

Was der Gast erlebt

  1. Der Gast öffnet den Link, trägt seinen Namen ein und ist angemeldet. Mehr wird nicht verlangt.
  2. Am Nachmittag kommt eine kurze Erinnerung mit Uhrzeit und Adresse.
  3. Am Eingang zeigt der Gast den QR-Code oder nennt den Namen.
  4. Am nächsten Tag kommt eine E-Mail mit dem nächsten Termin, wer möchte.

Was am Ende an Zahlen steht

90

Anmeldungen

76

eingecheckt

14

ohne Erscheinen

41

Antworten auf die Nachbefragung

Die Auswertung zeigt, dass 38 der 76 Gäste zum ersten Mal da waren. Für die Initiative ist das die Zahl, an der sie die Wirkung des Formats misst.

So sieht es aus

Verwaltung am Rechner, Anmeldung auf dem Telefon.

Dieselben Daten, zwei Ansichten. Die Eventliste für die Planung, die öffentliche Seite für die Gäste.

Eventliste im Dashboard von Eventwerk mit mehreren Veranstaltungen und Status
Die Eventliste im Dashboard: alle Termine, Status und die Zahl der Anmeldungen auf einen Blick.
Öffentliche Anmeldeseite in Eventwerk auf dem Telefon
Die öffentliche Anmeldeseite auf dem Telefon, ohne App und ohne Konto für den Gast.

Weiterlesen

Wo die einzelnen Funktionen stehen.

Die Beispiele zeigen den Ablauf. Die Details zu Anmeldung, Warteliste, Check-in und Auswertung stehen auf den folgenden Seiten.

Funktionen

Anmeldung, Genehmigung, Warteliste, Nachrichten, Check-in und Auswertung im Einzelnen.

Zu den Funktionen

Für wen

Welche Einstellungen zu Tagungen, Workshops, Vereinen und offenen Abenden passen.

Zu den Zielgruppen

Preise

Was kostenlos ist, was Eventwerk Plus ergänzt und wie viele Empfänger pro Woche enthalten sind.

Zu den Preisen

Den eigenen Ablauf durchspielen.

Legen Sie ein Event an, tragen Sie sich selbst als Gast ein und prüfen Sie den Check-in auf dem Telefon. Das dauert wenige Minuten und kostet nichts.

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