Ratgeber
Check-in ohne Internet
Am Eingang fehlt oft das Netz: im Keller, in der Halle, auf der Wiese. Der Check-in muss trotzdem laufen.
Ausgangslage
Ein Check-in stockt, sobald die Verbindung fehlt. In Kellern, Hallen und auf Freiflächen ist das Mobilnetz unzuverlässig, und genau dort stehen die meisten Eingänge. Wer am Eingang auf eine Webseite angewiesen ist, hält die Schlange auf.
Der Ablauf muss deshalb auch ohne Verbindung funktionieren und später dieselben Zahlen liefern wie ein Check-in mit Netz. Wer das vorher einplant, steht am Termin nicht vor einer leeren Anmeldung.
Eine kurze Vorbereitung zahlt sich am Eingang aus. Ein Test mit einem geladenen Gerät am Abend vorher und ein zweiter Blick auf die Papiervorlage genügen, damit im Ernstfall alles sitzt und niemand in der Schlange ungeduldig wird.
Vorgehen in nummerierten Schritten
Tickets mit QR-Code
Jeder Gast bekommt mit der Bestätigung einen QR-Code, der zum Termin gehört. Diesen Code zeigt er am Eingang vor, gedruckt oder auf dem Telefon. Auf dem Ticket steht der Code zusammen mit dem Namen, sodass Verwechslungen selten sind.
Liste vorab laden
Öffnen Sie die Gästeliste am Gerät des Eingangs, solange noch Netz besteht. Danach steht die Liste bereit, auch wenn die Verbindung später abreißt. Prüfen Sie kurz, dass die Liste vollständig geladen ist, bevor der erste Gast kommt.
Offline abhaken
Auch ohne Verbindung lässt sich am QR-Code einchecken. Die Liste arbeitet weiter und merkt sich jeden Eintrag, bis wieder Netz da ist. Der Eintrag zählt sofort im Gerät, auch wenn er erst später übertragen wird.
Nachsynchronisation
Sobald die Verbindung zurück ist, gleicht Eventwerk die zwischengespeicherten Einträge ab und führt sie mit der Gästeliste zusammen. Doppelte Einträge entstehen dabei nicht, auch wenn zwischendurch mehrere Geräte am Eingang gelaufen sind.
Papiervorlage als Rückfall
Exportieren Sie vor dem Termin eine CSV-Datei mit Formelschutz und drucken Sie sie aus. Fällt ein Gerät aus, lässt sich der Eingang kurz mit der Liste am Papier überbrücken.
Typische Fehler
Nur Papierliste
Ohne Abgleich mit der digitalen Liste bleibt unklar, wer tatsächlich kam und wer nur angekündigt war.
Mehrere Geräte ohne Abgleich
Zwei Listen, die sich nicht wieder treffen, zählen Gäste doppelt und verfälschen die Check-in-Zahlen.
Check-in über eine Webseite
Wer den Check-in am Eingang über eine Webseite abwickelt, steht ohne Netz vor einer stehenden Schlange. Ein zweiter Blick auf die geladene Liste am Gerät ersetzt die Webseite.
Gäste ohne Ticket
Wer den QR-Code nicht dabei hat, braucht eine schnelle Suche in der Liste, sonst stockt der Eingang.
Was Eventwerk dabei übernimmt
Eventwerk bringt den QR-Code auf das Ticket und führt den Check-in über die Gästeliste, die auch offline weiterarbeitet. Nach der Rückkehr der Verbindung gleicht die Nachsynchronisation ab, ohne dass jemand von Hand nachträgt.
Die Check-in-Zahlen stehen je Termin bereit, sodass der Eingang und die Auswertung danach auf denselben Stand blicken. Auch für Gäste ohne Ticket gibt es eine Suche in der Gästeliste, damit der Eingang zügig bleibt.
- Check-in per QR-Code
- Offline-Check-in mit Nachsynchronisation
- Check-in-Zahlen je Termin
- CSV-Export mit Formelschutz als Rückfall
Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich an Ihre Datenschutzbeauftragte oder an Ihre Rechtsberatung.
Passende Funktionen
Setzen Sie das Gelesene an einem eigenen Termin um.
Legen Sie einen Termin an, öffnen Sie die Eventseite und prüfen Sie Gästeliste, Check-in und Erinnerungen mit einer kleinen Runde.