Ratgeber
Warteliste richtig nutzen
Voll heißt nicht ausverkauft. Eine Warteliste, die nachrückt, füllt Plätze, die durch Absagen frei werden.
Ausgangslage
Sobald ein Kontingent erschöpft ist, entsteht Interesse, das kein Ticket mehr bekommt. Ohne Warteliste bleiben diese Personen unerreicht, und Plätze nach Absagen bleiben leer, obwohl es genügend Interessierte gäbe.
Eine Warteliste mit klarer Frist hält die Zahl der Gäste stabil und die Vorbereitung planbar. Sie sorgt dafür, dass ein abgesagter Platz schnell und ohne Telefonate wieder vergeben wird.
Die Warteliste ist kein Notbehelf, sondern der Plan für den Fall, dass mehr Menschen kommen wollen als Plätze vorhanden sind. Wer sie schon vor dem Start des Anmeldefensters einrichtet, muss sie nicht eilig nachreichen, wenn das Kontingent längst voll ist.
Vorgehen in nummerierten Schritten
Warteliste je Kontingent
Ist eine Ticketart voll, trägt sich der Gast mit wenigen Angaben in die Warteliste ein. Die Warteliste hängt am einzelnen Kontingent, nicht am ganzen Termin.
Frist beim Nachrücken setzen
Wird ein Platz frei, bekommt der nächste Gast eine Nachricht mit einer Frist, in der er den Platz bestätigen muss. Ohne Frist bleibt der Platz unnötig lange blockiert.
Nachrücken lassen
Bestätigt der Gast innerhalb der Frist, wird die Warteliste zur festen Anmeldung. Reagiert er nicht, rückt automatisch der nächste Interessierte nach. So bleibt kein Platz ungenutzt, bis der Termin beginnt.
Warteliste informieren
Halten Sie die Wartenden mit einer kurzen Erinnerung auf dem Laufenden, damit sie erreichbar bleiben und nicht inzwischen anderweitig planen.
Reihenfolge festlegen
Entscheiden Sie vorab, ob die Reihenfolge nach Eingang zählt oder ob Mitglieder und Helfer vorgezogen werden. Wer die Regel kennt, kann sie auch erklären.
Wartende sichtbar halten
Die Warteliste zeigt jederzeit, wie viele Personen warten und wie viele Plätze frei sind. So entscheiden Sie, ob sich ein zweiter Termin lohnt oder ob ein größerer Raum die bessere Antwort ist.
Typische Fehler
Warteliste auf Papier
Namen am Rand der Liste gehen leicht verloren, und niemand weiß, in welcher Reihenfolge sie eingetragen wurden.
Keine Frist
Ohne Frist blockieren unbeantwortete Platzzusagen das Nachrücken und halten den Platz besetzt.
Keine Rückmeldung
Wartende, die nie etwas hören, suchen sich einen anderen Termin und fehlen dann im Feld.
Über das Kontingent hinaus zusagen
Wer mehr Plätze vergibt als vorhanden, schafft am Termin Platzprobleme und Diskussionen am Eingang. Wer sicher planen will, hält sich an das Kontingent und nutzt stattdessen die Warteliste.
Wartende zu spät informieren
Wer erst am Termin absagt und dann nicht nachrücken lässt, lässt Ersatzsuchende im Regen stehen.
Was Eventwerk dabei übernimmt
Eventwerk führt die Warteliste je Kontingent und lässt Gäste nach Absagen nachrücken. Beim Nachrücken schickt Eventwerk eine Nachricht mit einer Frist für die Rückmeldung.
Reagiert der Gast nicht rechtzeitig, rückt der nächste nach, ohne dass Sie eingreifen müssen. Für geschlossene Runden lässt sich das Nachrücken mit einer Anmeldung mit Genehmigung verbinden.
Die Reihenfolge und die Frist bleiben in Ihrer Hand, sodass die Warteliste zu den Regeln Ihres Termins passt. Wer nachrückt, durchläuft dieselbe Bestätigung wie eine reguläre Anmeldung und erscheint danach ganz normal in der Gästeliste.
- Warteliste je Kontingent
- Nachrücken nach Absagen
- Frist für die Rückmeldung
- Erinnerungen an Wartende
- Anmeldung mit Genehmigung für geschlossene Runden
Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich an Ihre Datenschutzbeauftragte oder an Ihre Rechtsberatung.
Passende Funktionen
Anmeldung
Eigene Eventseite, Ticketarten mit Kontingenten, Warteliste und Gutscheincodes.
Mehr erfahrenEinladungen und Erinnerungen
Nachrichten an ausgewählte Gäste, Erinnerungen vor dem Termin und Zustellbericht.
Mehr erfahrenPreise und Pläne
Welcher Plan welche Grenzen und Funktionen enthält.
Mehr erfahrenSetzen Sie das Gelesene an einem eigenen Termin um.
Legen Sie einen Termin an, öffnen Sie die Eventseite und prüfen Sie Gästeliste, Check-in und Erinnerungen mit einer kleinen Runde.