Ratgeber
Gästeliste datenschutzkonform führen
Eine Gästeliste enthält personenbezogene Daten. Wer sie von Anfang an schlank hält, hat am Ende weniger zu löschen und weniger zu erklären.
Ausgangslage
Mit der ersten Anmeldung entsteht eine Liste mit Namen, Kontaktdaten und oft zusätzlichen Antworten. Diese Daten gehören zu einem Zweck: der Durchführung des Termins. Alles, was darüber hinausgeht, verlangt später eine eigene Begründung und mehr Aufwand bei Auskunft, Berichtigung und Löschung.
Erfahrungsgemäß wächst eine Gästeliste schneller als geplant, weil jede Sparte und jedes Helferteam noch ein Feld braucht. Wer die Liste dagegen von Anfang an schlank hält, hat am Ende weniger zu löschen und weniger zu erklären. Die folgenden Schritte ordnen die wichtigsten Punkte.
Vorgehen in nummerierten Schritten
Zweck festhalten
Notieren Sie vor dem Aufsetzen der Anmeldung, wofür Sie die Daten brauchen: Einladung, Einlass, Rückfrage zur Teilnahme und Auswertung danach. Felder, die keinem dieser Zwecke dienen, lassen Sie von Anfang an weg.
Felder begrenzen
Fragen Sie nur ab, was Sie tatsächlich verwenden. Jedes zusätzliche Pflichtfeld senkt die Anmeldequote und erhöht die Menge an Daten, die Sie später löschen müssen. Fragen, die nur aus Gewohnheit gestellt werden, gehören nicht in das Formular.
Zugriff einschränken
Geben Sie nur den Personen Zugriff, die mit der Anmeldung oder dem Einlass zu tun haben. Die Liste gehört nicht auf private Geräte und nicht in private Postfächer. Eventwerk lässt sich je Termin für ein Team freigeben, sodass der Kreis sichtbar bleibt.
Aufbewahrungsfrist setzen
Legen Sie fest, wie lange die Daten nach dem Termin bleiben, statt sie unbegrenzt zu behalten. Eventwerk löscht die Daten standardmäßig 30 Tage nach dem Termin, diese Frist lässt sich bei Bedarf anpassen. So endet die Aufbewahrung zu einem festen Zeitpunkt.
Fotos nur mit Einwilligung
Wenn Sie beim Termin Fotos machen und veröffentlichen wollen, holen Sie die Einwilligung vorher ein, nicht erst im Nachhinein. Eventwerk hält die Einwilligung für Fotos am Gast fest, sodass sie beim Aussortieren und Freigeben der Bilder vorliegt.
Export kontrolliert weitergeben
Geben Sie die Liste nur als geschützten Export weiter, nicht als offene Tabelle. Der CSV-Export setzt einen Formelschutz, damit Tabellenprogramme Zellinhalte nicht als Formel ausführen. So bleiben Namen und Adressen beim Öffnen reiner Text.
Typische Fehler
Liste in privaten Tabellen
Wer die Liste per E-Mail hin und her schickt, verliert den Überblick, wer die Daten noch hält und wann sie zuletzt geöffnet wurden.
Aufbewahrung ohne Ende
Ohne feste Frist muss jede Löschung einzeln begründet werden und bleibt am Ende oft ganz aus.
Fotos ohne Einwilligung
Ohne Nachweis vor dem Fotografieren wird das spätere Aussortieren mühsam und angreifbar.
Zu viele Felder
Jedes zusätzliche Pflichtfeld liefert Daten, die selten genutzt werden und die Liste nur aufblähen.
Was Eventwerk dabei übernimmt
Eventwerk sammelt nur die Felder, die Sie freigeben, und hält die Einwilligung für Fotos direkt am Gast fest. Die Aufbewahrungsfrist liegt standardmäßig bei 30 Tagen nach dem Termin und lässt sich an das eigene Vorgehen anpassen.
Für die Weitergabe stellt Eventwerk einen CSV-Export mit Formelschutz bereit, damit geteilte Listen keine Formeln ausführen. Bei rechtlichen Fragen hilft dieser Ratgeber nicht weiter: Wenden Sie sich an Ihre Datenschutzbeauftragte oder an Ihre Rechtsberatung.
- Zweckgebundene Felder je Anmeldung
- Aufbewahrungsfrist standardmäßig 30 Tage, einstellbar
- Löschung nach dem Termin
- Einwilligung für Fotos am Gast
- CSV-Export mit Formelschutz
Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich an Ihre Datenschutzbeauftragte oder an Ihre Rechtsberatung.
Passende Funktionen
Setzen Sie das Gelesene an einem eigenen Termin um.
Legen Sie einen Termin an, öffnen Sie die Eventseite und prüfen Sie Gästeliste, Check-in und Erinnerungen mit einer kleinen Runde.